Bukan Administrasi Biasa

Kali ini saya mau berbagi sedikit tentang suatu hal yang kita selalu anggap hal kecil, sepele, tapi juga penting. Di minggu-minggu terakhir ini, saya mendapat beberapa pelajaran yang sangat berharga sekali dan rasanya hal ini perlu untuk disampaikan ke semua orang supaya yang berkunjung ke blog saya menjadi aware akan hal tersebut.
Kali ini saya akan membahas soal dunia berbau kerja. Sebelumnya saya ingin tahu dulu pandangan teman-teman tentang administrasi. Menurut kamu kegiatan administrasi itu apa sih? Kemudian apakah administrasi itu penting?  Sejauh mana kegiatan administrasi yang kamu ketahui? Sebutkan kegiatan administrasi yang  sering kamu lakukan!.  Mari kita pahami dulu pengertian dari administrasi.
Pengertian administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Jadi, pengertian administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur sekelompok orang, kerja sama, pembagian tugas secara ter-struktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan yang akan dicapai, dan pemanfaatan berbagai sumber. (Sumber: Pengertianahli.com)
Saya setuju dengan pengertian di atas. Menurut apa yang sudah saya jalani, administrasi itu adalah suatu pekerjaan yang kadang kita anggap sepele, tapi kalau kita tidak aware dan telaten bukan tidak mungkin akan menyebabkan pekerjaan kita hancur berantakan hanya karena kita tidak tertib administrasi. Bayangkan saja jika segala sesuatunya tidak ada dokumentasi, untuk pekerjaan kita sendiri pastilah akan menjadi kendala. Apalagi jika apa yang kita kerjakan berhubungan dengan departemen lain, semakin repot pastinya.
Administrasi adalah suatu kegiatan yang tidak pernah luput untuk dilakukan dalam dunia kerja. Bahkan untuk seseorang yang menjalankan usaha sendiri (enterpreneur) saja perlu melakukan kegiatan ini. Sudah pasti hal ini akan berguna untuk semua hal, karena jika segala sesuatunya ter dokumentasi pasti akan mudah menentukan langkah-langkah yang harus dikerjakan di kemudian hari. Sedangkan jika di dunia kerja , kegiatan ini sangat diperlukan untuk banyak keperluan.

Perlu diingat adalah apa pun posisi  anda di kantor dari yang paling atas sampai ke bawah administrasi adalah hal yang tidak bisa dihindari. Kalau bicara proporsi, ya memang berbeda ya.
Kenapa saya tiba-tiba bicara soal administrasi?
Ini disebabkan sudah hampir satu setengah bulan saya cukup kerepotan oleh administrasi. Disebabkan karena di kantor tempat saya bekerja sekarang akan melakukan sertifikasi ISO 9001:2008. Harapannya sih supaya semua aturan-aturan yang ada dapat dijalankan dan ditaati sesuai dengan yang sudah ditentukan. Hal positifnya adalah dengan aturan yang jelas akan meminimalkan kecenderungan pelanggaran. Kualitas pelayanan menjadi lebih baik
Ternyata menuju ISO itu repot nya setengah mati. Ini baru ISO 9001:2008, gimana ISO yang lain ya? Padahal administrasi ditempat saya bisa dikatakan sudah rapi loh, tetapi tetap saja menentukan aturan penulisan itu yang repot.
Sumber Dari Sini
Tips dari saya ketika kita akan menerapkan suatu  sistem administrasi yang baru sebaiknya:
  1. Siapkan dulu flowchart atau diagram garis besar dari aturan yang akan kita buat.
  2. Buat penyeragaman tulisan yang harus diikuti semua orang yang berkepentingan, sehingga semua formatnya sama.  Makanya dulu waktu skripsi ada aturan penulisan ya, supaya seragam ternyata.
  3. Lakukan sosialisasi akan aturan/pakem tata cara penulisan itu.
  4. Selain softcopy kita juga harus menetapkan aturan filling hardcopy nya. Diurutkan, dibuat kan checklist dari masing-masing file. Untuk rekomendasi bisa di liat langsung di Google, banyak sekali rekomendasi. Kalau dikantor saya diurutkan berdasarkan departement, baru kemudian abjad nama nya. Beri nama masing-masing file sesuai dengan urutannya.
  5. Simulasi kan atau baca ulang semua aturan untuk melakukan pengecekan, sehingga jika ada sudah tidak terpakai atau sudah ada perubahan bisa segera di adaptasi.
Itu aja sih, simple kan? Iya…..tapi ini benar-bener bikin repot ketika tidak diterapkan aturan perbuatannya dari awal. Ini yang kejadian di kantor  saya.
Tapi dengan kondisi ini, dengan sendirinya saya belajar tentang semua aturan. Dipaksa untuk membaca dan mengerti dalam waktu cepat. Biarpun anak baru tapi berasa nya sudah bertahun-tahun deh. Kemudian menyempurnakan kembali filling management, walaupun belum sempurna paling tidak jadi tahu posisi-posisi semua dokumen yang dibicarakan itu.
Kesimpulannya adalah jangan pernah menganggap administrasi itu hal sepele. Karena jika ditunda-tunda akan membawa kesulitan bagi diri kita sendiri. Sistem Filling pun demikian harus dibuat serapih mungkin. Lakukan secepatnya dan jangan ditunda-tunda.



signature-desy

You may also like

6 Comments

  1. Halo mba, salam kenal. Lagi blogwalking sampai ke sini deh.. ^^
    Kalo soal administrasi.. hiiih memang bikin pusiiing. Dulu setiap kali udah mau di cek tahunan langsung satu divisi riweh ngurusin berkas2 adminnya supaya lolos si ISO.. hahaha.. dan emang harus diberesin dari awal ya, biar kesana2nya makin gampang.. 😀

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *